Sajtóközlemény-sablon: a kötelező elemek és egy kitöltött minta

Egy sajtóközleménynek kötött a szerkezete: az újságíró megszokta, hol keresse a hírt, az idézetet és a kapcsolattartót. Ha ehhez igazodsz, könnyebb dolga van, és nagyobb eséllyel használja a szövegedet. Lent egy üres, másolható sablont és egy kitöltött mintát találsz, elemenként magyarázva.

A sajtóközlemény elemei egy táblázatban

Elem	Kötelező?	Mit tartalmaz	Hossz
Fejléc	Igen	„Sajtóközlemény”, cégnév vagy logó helye, közlés időpontja vagy embargó	1–2 sor
Cím	Igen	A hír egy mondatban, konkrétummal	max. 10–12 szó
Alcím	Ajánlott	Egy második fontos tény	1 mondat
Dátumsor és lead	Igen	Helyszín, dátum; ki, mit, mikor, hol, miért	2–3 mondat
Törzsszöveg	Igen	Részletek, számok, következő lépések	2–4 bekezdés
Idézet	Igen	Vélemény, szándék, értékelés névvel és beosztással	1–3 mondat
Képek, további anyag	Ajánlott	Letöltési link, képaláírás, fotós neve	1–3 sor
Háttér (boilerplate)	Igen	A cég rövid, állandó bemutatása	3–4 mondat
Kapcsolattartó	Igen	Név, beosztás, mobil, e-mail	3–4 sor

Ha az egyes elemek megírásához kellenek tippek (milyen a jó cím, mitől erős egy idézet, milyen hibákat kerülj), olvasd el a sajtóközlemény írásáról szóló útmutatónkat.

Üres sablon, másolható formában

A szögletes zárójeles részeket cseréld ki. A zárójelben álló megjegyzéseket a kiküldés előtt töröld.

Kitöltött minta: a Minta Kft. új üzemet nyit

Az alábbi közlemény kitalált. A Minta Kft., a nevek, a számok és a helyszín csak a szerkezet bemutatására szolgálnak.

A minta elemenként: mit miért írtunk így

Fejléc és embargó

A fejlécben az embargó dátuma és órája szerepel. Embargót akkor érdemes kérni, ha az újságíróknak időt akarsz adni a felkészülésre, vagy ha a bejelentés egy eseményhez kötött. Ha nincs ilyen ok, írd azt, hogy „Azonnali közlésre”, és ne használj embargót.

Cím és alcím

A cím a hír: ki, mit, hol. Nincs benne jelző, csak tény. Az alcím két számot ad hozzá (kapacitás, munkahely), amelyek miatt egy helyi vagy gazdasági lap számára érdekes. A cím és az alcím együtt már egy rövidhír.

Dátumsor és lead

A „Kecskemét, 2026. november 18. –” dátumsor a hírügynökségi hagyományt követi: megmondja, honnan és mikor szól a hír. A lead három mondata felel a fő kérdésekre: mit (új üzem), ki (Minta Kft.), mikor (2027 tavasza), hol (Kecskemét), miért fontos (helyi leadási lehetőség).

Törzsszöveg

A második bekezdés a számokat és a gyakorlati részleteket hozza (kapacitás, toborzás, díjak). Ezek azok az információk, amelyekre egy újságíró rákérdezne, ha nem lennének benne. A harmadik bekezdés a következő lépésről szól; ha a szerkesztő vág, ez maradhat ki először.

Idézet

Az idézet nem ismétli meg a tényeket, hanem megmondja, milyen problémát old meg a cég, és mit akar elérni. Valódi ember mondja, névvel és beosztással. A mintában szereplő név kitalált; éles közleményben az idézetet a nyilatkozóval mindig jóvá kell hagyatni.

Képek

Online megjelenéshez szinte mindig kell kép. Letöltési linket adj, ne nagy mellékletet, és írd mellé a fotós vagy a jogtulajdonos nevét és a felhasználás feltételét.

Háttér és kapcsolattartó

A boilerplate állandó szöveg, minden közlemény végén ugyanaz, legfeljebb évente frissül. A kapcsolattartó olyan ember, aki a kiküldés napján elérhető és tud válaszolni. Az example tartománynév a mintában szándékos: valódi közleményben a saját címed áll itt.

Változatok különböző hírtípusokra

A szerkezet minden közleménynél ugyanaz, de a hangsúly változik.

• Termékbevezetés: a leadben az, hogy mi új a felhasználónak, nem a termék neve. A törzsszövegben ár, elérhetőség, időpont.
• Személyi hír (kinevezés): rövid, egy-két bekezdés. Név, új beosztás, mióta, honnan érkezik, egy idézet. Portréfotó kötelező.
• Eredmény, adat, felmérés: a legérdekesebb szám a címben, a módszer (ki, mikor, hány fő, milyen mintán) a törzsszövegben.
• Esemény: időpont, helyszín, regisztráció módja, akkreditáció határideje a lead után közvetlenül.
• Névváltás, arculatváltás: az, hogy mi változik az ügyfélnek és mi nem. Erről részletesen a rebranding kommunikációjáról szóló cikkben írunk.

Gyakori hibák a sablon használatakor

A sablon keret, nem kitöltendő űrlap. Néhány hiba, ami sablonból dolgozva különösen gyakori:

• Bennmaradt helyőrző. Egy ottfelejtett „[Név]” vagy „[letöltési link]” azonnal elárulja, hogy a szöveg kapkodva készült. Kiküldés előtt keress rá a szögletes zárójelre.
• Minden mező kitöltése mindenáron. Ha nincs második idézet vagy alcím, hagyd el. Egy rövid, tiszta közlemény jobb, mint egy kitömött.
• Elavult boilerplate. Régi munkatárslétszám, megszűnt telephely, rossz honlapcím. Évente legalább egyszer nézd át.
• Régi dátum vagy embargó. Egy korábbi közlemény másolatánál könnyű bent hagyni az előző dátumot. Ellenőrizd a fejlécet és a dátumsort is.
• Ugyanaz a szöveg minden médiumnak. A sablon szerkezete maradhat, de egy szaklapnak más részlet fontos, mint egy helyi portálnak. Érdemes a leadet és a hangsúlyokat címzettcsoportonként igazítani.

Hasznos, ha a cégnél a sablon mellé egy rövid belső jóváhagyási rendet is rögzítetek: ki írja a szöveget, ki hagyja jóvá a számokat, ki az idézetet, és ki küldi ki. Így egy sürgős bejelentésnél sem azon megy el a nap, hogy ki mondhat igent.

Kiküldés: a sablontól az újságíró postafiókjáig

1. A közlemény szövegét másold a levél törzsébe; PDF legfeljebb kiegészítésként menjen.
2. A tárgysor legyen a cím rövidített változata, ne „Sajtóközlemény”.
3. A levél elejére írj egy-két személyes mondatot arról, miért küldöd épp neki.
4. A címzetteket rejtett másolatban (BCC) add meg, vagy küldd egyenként.
5. Tedd közzé a közleményt a honlapod sajtószobájában is, hogy később linkelhető legyen.

A kísérőlevél megírásához, a tárgysorhoz és az utánkövetéshez a pitch-levélről szóló útmutatónk ad mintákat.