Cégkapu, e-aláírás, e-ügyintézés: digitális kötelezettségek cégeknek

Egy magyar cég az állammal 2018 óta főszabályként elektronikusan tartja a kapcsolatot, és ennek központi eszköze a Cégkapu. 2025–2026-ban viszont sok minden megváltozott körülötte: a régi Ügyfélkapu megszűnt, megjelent a Digitális Állampolgárság Program (DÁP), az AVDH ügyfelek számára gyakorlatilag megszűnt, és a NAV a régi nyomtatványkitöltő (ÁNYK) kivezetésére készül. Alább, mi kötelező, és mire figyelj 2026 végéig.

Mi a Cégkapu, és kinek kötelező?

A Cégkapu a gazdálkodó szervezet (kft., bt., zrt., de egyesület és alapítvány is) hivatalos elektronikus tárhelye. Ide érkeznek a hatósági levelek: NAV-felszólítás, kormányhivatali döntés, bírósági irat. A kötelező elektronikus ügyintézés 2018. január 1-jén indult, akkor még az e-ügyintézési törvény (Eüsztv.) alapján.

Ma a digitális állam működéséről szóló 2023. évi CIII. törvény (Dáptv.) a fő jogszabály. A 19. § (1) bekezdés a) aa) pontja szerint a gazdálkodó szervezet elektronikus ügyintézésre köteles, a 26. § (1) bekezdése pedig előírja, hogy hivatalos elérhetőségként – ajánlott elektronikus kézbesítési szolgáltatási címet vagy ePosta-elérhetőséget – kell bejelentenie a rendelkezési nyilvántartásba, főszabályként a nyilvántartásba vételétől számított 8 napon belül. A törvény a Cégkapu nevet nem használja; a gyakorlatban ma a Cégkapu tárhelye tölti be ezt a szerepet.

Egyéni vállalkozónak nem kell Cégkapu: ő a saját, személyes azonosításával (Ügyfélkapu+ vagy DÁP) és tárhelyével intézi az ügyeit.

A legfontosabb gyakorlati szabály: a tárhelyre érkezett levelet akkor is kézbesítettnek kell tekinteni, ha senki nem nyitotta meg. A Dáptv. 27. § c) pontja szerint a hivatalos elérhetőségre küldött, kétszeri értesítés ellenére át nem vett küldemény a második értesítést követő ötödik munkanapon kézbesítettnek minősül. Egy nem figyelt Cégkapu miatt határidő telhet el, végrehajtható döntés születhet, vagy a cég egy fizetési meghagyásról is későn értesül (lásd fizetési meghagyás és behajtás). Állíts be e-mail-értesítést, és jelöld ki, ki nézi rendszeresen.

Regisztráció és jogosultságok

A Cégkaput a cég képviseletére jogosult természetes személy (jellemzően az ügyvezető) regisztrálja a cegkapu.gov.hu felületen, a saját személyes azonosításával. A regisztrálóból lesz a fő cégkapumegbízott. Egy szervezetnek egy Cégkapuja lehet.

1. Az ügyvezető belép a saját azonosításával (Ügyfélkapu+ vagy DÁP).
2. Megadja a cég adatait (adószám), a rendszer ellenőrzi a képviseleti jogot.
3. A fő megbízott további cégkapu-ügykezelőket vehet fel: munkatársat, könyvelőt, ügyvédet.
4. Beállítja az értesítési e-mail-címet.
5. Ügyvezetőváltásnál az új vezető frissíti a megbízotti kört, a távozó jogosultságát visszavonják.

Új cégnél a Cégkapu-regisztráció a kft. alapítása utáni első teendők közé tartozik. Ugyanígy érdemes rendszeresen átnézni, ki fér hozzá: egy régen távozott munkatárs vagy volt könyvelő hozzáférése adatvédelmi és üzleti kockázat. 2026 tavaszán a tárhely.gov.hu felületén egy régi probléma is megoldódott: az utolsó megbízott is el tudja hagyni a Cégkaput („Cégkapu elhagyása” funkció).

Ügyfélkapu+ és DÁP: a személyes azonosítás változásai

A Cégkapuhoz mindig egy természetes személy lép be, ezért a személyes azonosítás szabályai közvetlenül érintik a cégeket. A változások röviden:

A Dáptv. 46. § (3) bekezdése főszabályként úgy rendelkezik, hogy aki aktiválta a DÁP-profilját, utána már csak a DÁP-azonosítást használhatja. A 119. § (6) bekezdése ettől eltérve 2028. december 31-ig mindenkinek megengedi az Ügyfélkapu+ használatát is, vagyis az Ügyfélkapu+ addig a DÁP alternatívája marad. Gyakorlati tanács: a cégvezetőnek és a cégkapu-ügykezelőknek legyen működő azonosításuk, és tudják, hogyan állítják vissza, ha elveszik a telefon. Egy elvesztett eszköz miatt napokra elérhetetlenné válhat a cég tárhelye.

E-aláírás: minősített, fokozott biztonságú és AVDH

Az elektronikus aláírás szintjeit az uniós eIDAS-rendelet (910/2014/EU) határozza meg:

• Egyszerű e-aláírás: például beírt név vagy beszkennelt aláírás. Bizonyító ereje gyenge.
• Fokozott biztonságú e-aláírás: egyedileg az aláíróhoz köthető, és utólag kimutatható, ha a dokumentumot módosították. Minősített tanúsítványon alapuló változata hatósági és cégügyekben is használható.
• Minősített e-aláírás: minősített eszközzel és minősített tanúsítvánnyal készül; joghatása a saját kezű aláírással egyenértékű, a vele aláírt irat teljes bizonyító erejű magánokirat.

A cégeknek most két dolgot kell tudniuk. Először: a DÁP alkalmazás eAláírása minősített (Dáptv. 54. § (1)), de a 54. § (7) szerint csak magánszemélyként használható, és nem tanúsít attribútumot (például képviseleti jogot), ezért cégképviseletre nem alkalmas. Másodszor: az AVDH (azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés) a Dáptv. 119. § (2) bekezdése szerint 2025-től már nem ügyfeleknek nyújtott szolgáltatás (a támogató szolgáltatással integrált változata 2025. október 31-én szűnt meg), így cégügyekben sem lehet rá építeni.

A gyakorlatban az ügyvezetőnek és annak, aki a cég nevében szerződést ír alá vagy hatósági beadványt hitelesít, piaci szolgáltatótól vásárolt minősített (vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú) aláírásra van szüksége. A cég nevében kiállított iratokhoz ezen felül szervezeti (bélyegző) tanúsítvány is kérhető. A tanúsítványok lejárnak, ezért a megújítást érdemes naptárba tenni.

NAV: Online Számla, eÁFA, ÁNYK és ONYA

Az adózás a digitális kötelezettségek másik nagy területe. A valós idejű számlaadat-szolgáltatás (NAV Online Számla) szerint a belföldi adóalanyok által kiállított számlák adatait a számlázóprogram automatikusan beküldi a NAV-nak. Az Online Számla rendszerbe az elsődleges felhasználó (jellemzően az ügyvezető) a saját azonosításával regisztrál, és technikai felhasználót hoz létre a számlázóprogramnak. Az e-számla ettől különbözik: az elektronikus formában kiállított és befogadott számla, amelyhez a vevő hozzájárulása kell.

A NAV 2026. október 15-i közleménye szerint a hivatal az ÁNYK december 31-i teljes leállítása helyett fokozatos átállást javasol, bevallásonként és nyomtatványonként. A javaslat szerint:

• a legnagyobb cégeknek 2027-től kötelező lenne az eÁFA (a NAV által előre kitöltött áfabevallás-tervezet);
• a többi áfaalanynak, köztük a kkv-knak, 2028. január 1-jétől;
• az szja- és társaságiadó-bevallás 2027-ben még a régi rendszerben is beadható lenne.

Ez még javaslat, nem kihirdetett szabály. A kis cégeknek az ÁNYK utódja az ONYA (Online Nyomtatványkitöltő Alkalmazás), amely Ügyfélkapu+ vagy DÁP azonosítással érhető el; a nagyobbaknak gépi (machine-to-machine) kapcsolat. Például a helyi iparűzési adó bevallása (HIPAK) már ONYA-ban is beadható. Érdemes a könyvelővel most egyeztetni, melyik bevallást hol és ki adja be 2027-től.

Teendőlista 2026 végéig

1. Ellenőrizd, hogy a Cégkapu él, és a megbízotti kör naprakész (ügyvezető, könyvelő, helyettes).
2. Legyen beállítva értesítési e-mail, és legyen felelőse a tárhely napi vagy heti figyelésének.
3. Az ügyvezetőnek és a cégkapu-ügykezelőknek legyen működő Ügyfélkapu+ vagy DÁP azonosítása, tartalék megoldással.
4. Szerezz be minősített e-aláírást annak, aki a cég nevében aláír; ne AVDH-ra vagy DÁP-aláírásra építs.
5. Egyeztesd a könyvelővel az ÁNYK-ról ONYA-ra vagy eÁFA-ra való átállást, és kövesd a NAV végleges döntését.
6. Ellenőrizd az Online Számla technikai felhasználóit: csak a használt számlázóprogramok férjenek hozzá.

Ha a céged a NIS2 hatálya alá esik, a hozzáférések kezelése kiberbiztonsági kötelezettség is.

A szabályok 2026 novemberi állapotot tükröznek; konkrét ügyben kérd jogász véleményét.