Hogyan ellenőrizz egy céget üzletkötés előtt? Ingyenes adatbázisok

Egy új partner ellenőrzése negyedóra, és nagyrészt ingyenes. A cégjegyzék, a beszámolók, a NAV nyilvános adatbázisai és a Cégközlöny együtt megmutatják, létezik-e a cég, ki képviseli, van-e adótartozása, és nem áll-e felszámolás alatt. Mielőtt előre utalsz, hitelre szállítasz vagy keretszerződést írsz alá, ezt a négy forrást érdemes végignézni.

Miért érdemes minden új partnert ellenőrizni?

A leggyakoribb kockázat a nem fizető vevő és a nem teljesítő szállító. Egy fizetésképtelen partnerrel szembeni követelés felszámolásban gyakran csak részben, vagy egyáltalán nem térül meg. Ehhez jön az adózási kockázat: ha a számlakibocsátó adószáma törölt vagy felfüggesztett, az áfa levonhatóságát a NAV vitathatja. A harmadik a visszaélés: ál-cégek, lopott cégadatok, hamis bankszámlaszámot tartalmazó számlák.

Az ellenőrzés azért is fontos, mert a partner helyzete gyorsan változhat. Érdemes tehát nemcsak a szerződéskötés előtt, hanem nagyobb megrendelés vagy fizetési késedelem esetén is újra megnézni az adatokat. A már kialakult tartozások kezeléséről a kintlévőség-kezelésről szóló cikkünkben írtunk.

1. Cégjegyzék: létezik a cég, és ki képviseli?

A cégnyilvántartás adatai a céginformációs szolgálatnál (e-cegjegyzek.hu) érhetők el. A cégtörvény 15. § (1) bekezdése szerint a fennálló és a törölt adatokat, valamint a még be nem jegyzett változásokat bárki ingyenesen és korlátozás nélkül megismerheti. A közokiratnak számító cégkivonatért, cégmásolatért és cégbizonyítványért költségtérítést kell fizetni (15. § (2)). Az ingyenes céginformáció nem közhiteles, de egy partner ellenőrzésére általában elég.

Mit nézz meg a cégjegyzékben?

• Cégnév, cégjegyzékszám, adószám: egyeznek-e az ajánlaton és a számlán szereplő adatokkal.
• Képviselő: aki aláír, valóban jogosult-e (ügyvezető, cégvezető, együttes vagy önálló cégjegyzés).
• Alapítás dátuma, tagok, törzstőke: egy hónapos, minimális tőkéjű cég nagy megrendelésnél külön óvatosságot kíván.
• Székhely: székhelyszolgáltatónál van-e, és milyen gyakran változik.
• Változások története: a gyakori tag-, ügyvezető- és székhelycsere figyelmeztető jel.
• Eljárások: a cégjegyzékben valamennyi cégnél fel kell tüntetni a csődeljárás, a felszámolás és a végelszámolás kezdő időpontját és befejezését (Ctv. 26. § (1)).

Az eltiltott személyek adatai a céginformációs szolgálat honlapján ingyenesen, keresőprogrammal lekérdezhetők (Ctv. 14. § (6)); ugyanitt az is, hogy egy személy mely cégeknél vezető tisztségviselő (14. § (2)). Ha az ügyvezetőt egy korábbi cég miatt eltiltották, az erős figyelmeztető jel.

2. Beszámolók: van-e mögötte valódi működés?

A cégek számviteli törvény szerinti beszámolói a céginformációs szolgálaton keresztül ingyen megtekinthetők (Ctv. 13. § (2)), a gyakorlatban az e-beszamolo.im.gov.hu oldalon. Ebből a legfontosabb számok:

A beszámoló egy évvel korábbi állapotot mutat, ezért a friss eseményeket a NAV-adatbázisokból és a Cégközlönyből kell kiegészíteni.

3. NAV-adatbázisok: adószám és adótartozás

A NAV honlapjának Adatbázisok menüjében több nyilvános lista ingyen kereshető:

• Adóalanyok lekérdezése: az adószám érvényessége, áfaalanyiság, valamint azok az adózók, akik nem adtak be áfabevallást.
• Köztartozásmentes adózók (KOMA): az Art. 260. §-a és a NAV tájékoztatása szerint az szerepelhet benne, akinek nincs 5000 forintot meghaladó nettó adótartozása, 30 000 forintot meghaladó egyéb köztartozása, és nem áll csőd-, felszámolási, végelszámolási vagy kényszertörlési eljárás alatt. Az adatbázis minden hónap 10-én frissül, és helyettesíti a nemleges adóigazolást.
• Felfüggesztett adószámok és szankciós jelleggel törölt adószámok.
• Adóhiányosok, hátralékosok: ide tartozik a nagy összegű adóhiányosok adatbázisa és a végrehajtási eljárás alatt álló adózók listája.
• Bejelentés nélkül foglalkoztatók és a bejelentkezési kötelezettségüket elmulasztók listája.

A KOMA-ban való szereplés jó jel, a hiánya viszont önmagában nem baj: a felvétel kérelemre történik, sok rendben működő cég nem kéri. A felfüggesztett vagy törölt adószám viszont kizáró ok: ilyen céggel ne köss szerződést.

A NAV ugyanitt a megbízható adózók listáját is közzéteszi (Art. 261. §). Ebben az adóhatóság minősítési eljárásában megbízhatónak minősített cégek szerepelnek, ez is használható pozitív jelzésként.

4. Cégközlöny: csőd, felszámolás, végelszámolás

A Cégközlöny a cégbírósági eljárások hivatalos lapja, a honlapján ingyen kereshető. Itt jelenik meg a felszámolást elrendelő végzés (Cstv. 28. § (1)), a csődeljárás elrendelése és a végelszámolás megindítása. A felszámolás kezdő időpontja maga a Cégközlönyben való közzététel napja. Ettől kezdve a cég nevét „felszámolás alatt” (f. a.) toldattal kell használni (Cstv. 34. § (2)), végelszámolásnál a „v. a.”, csődeljárásnál a „cs. a.”, kényszertörlésnél a „kt. a.” toldat jelzi az állapotot (Ctv. 5. §).

Ha a partnered már ilyen eljárás alatt áll, a követelésedet határidőn belül be kell jelentened. A határidők és díjak eljárásonként eltérnek; ezeket a felszámolás, végelszámolás és csődeljárás különbségéről szóló cikkünkben foglaltuk össze.

5. Külföldi partner: VIES és nemzeti cégjegyzékek

Uniós partnernél a közösségi adószám érvényességét az Európai Bizottság VIES rendszerében lehet ellenőrizni (ec.europa.eu). Ez az adómentes Közösségen belüli értékesítésnél kulcsfontosságú. A külföldi cég létezését és képviselőit az adott ország cégjegyzékében, illetve az uniós cégjegyzékeket összekapcsoló rendszerben (BRIS, az e-Justice portálon) lehet megnézni.

Ellenőrzőlista szerződéskötés előtt

1. A cégnév, cégjegyzékszám, adószám és székhely egyezik a cégjegyzékkel.
2. Az aláíró a cégjegyzék szerint képviseleti joggal rendelkezik.
3. Nincs folyamatban csőd-, felszámolási, végelszámolási vagy kényszertörlési eljárás.
4. Az adószám nem felfüggesztett és nem törölt; a cég nem szerepel a végrehajtás alatt állók listáján.
5. Megnézted a KOMA-státuszt, és ha a partner nem szerepel benne, nagyobb ügyletnél nemleges adóigazolást kértél.
6. Az utolsó két beszámoló megvan; az árbevétel és a saját tőke arányban áll a tervezett üzlettel.
7. A számlán szereplő bankszámlaszámot független csatornán (telefonon, ismert kapcsolattartótól) visszaigazoltattad.
8. Uniós partnernél a közösségi adószám érvényes a VIES szerint.
9. Az eredményt dokumentáltad (képernyőkép, dátum): adóellenőrzésnél ez bizonyítja a kellő gondosságot.

Ha a partner kockázatosnak tűnik, de az üzletet meg akarod kötni, csökkentsd a kitettséget: előleggel, rövidebb fizetési határidővel, bankgaranciával vagy követelésbiztosítással. A kintlévőségek finanszírozására a faktoring is lehetőség, ahol a faktorcég maga is vizsgálja a vevőt.

A szabályok 2026 novemberi állapotot tükröznek; konkrét ügyben kérd jogász véleményét.